在外贸领域，有效管理客户并跟进至关重要。科学高效的客户管理方法可以推动外贸订单的成功转化。然而，很多外贸从业者仍然依赖传统方式维护客户关系，比如简单地在邮件客户端打标签、使用Excel表格记录跟进信息，甚至完全没有专门的客户管理工具，仅仅依靠电脑文件夹管理客户资料。
这些方式不够系统化，效率低下，无法对客户背景、需求变化、销售机会以及跟进工作进行有效长期的管理。结果就是，外贸人员经常会忽略跟进客户或者跟进不及时，导致业务发展的节奏失衡，也不利于建立良好的客户关系。
此外，许多外贸企业和从业者忽视了销售流程的重要性。他们过于注重销售技巧，试图用技巧提高销售业绩，却忽视了销售流程对提高客户转化效率和促进外贸增长的重要作用。
因此，采用专业的外贸客户管理软件已势不可挡。以下是选择外贸客户管理软件的八大理由：
一、系统化管理客户信息，实现数据全程追溯，灵活管理权限
在传统的外贸业务管理模式中，常常会遇到员工离职带走客户或者客户因为业务员更换而产生的问题。新业务员可能不熟悉客户信息和需求，不清楚跟进进度，导致沟通困难，甚至引起客户不满，增加客户流失率。
然而，采用客户管理软件进行外贸业务可以解决这些问题。该软件能够详细记录客户信息、跟进历史、报价情况、样品交付、成交记录、邮件往来以及操作记录等。所有与客户相关的信息都可以追溯，不仅降低了其他员工的跟进难度，也让老板不再担心客户流失问题。
CRM 系统提供完善的数据权限管理功能，确保企业数据安全。它限制了敏感业务数据的批量导出操作，允许管理人员查看操作日志并从客户回收站中恢复客户资料，最大程度地减少了人为恶意操作和误操作所带来的业务资源损失。
所有与外贸业务相关的数据信息都存储在软件系统中，避免了员工一次性全部拷贝带走的情况，从而保障了客户信息的安全存档。
客户信息的完整保存为企业积累了宝贵的财富，使得企业能够通过对老客户的二次开发获取更多市场份额，创造更多利润。
二、通过软件驱动销售行动，大幅提高销售业绩
一份订单的成交通常需要至少进行八次以上有效的跟进才能成功促成客户转化。因此，缺乏积极的销售行动将不会带来销售业绩。
利用外贸客户管理软件跟进客户，通过软件提供的待办事项提醒和邮件跟进策略等功能，能够及时激励业务员跟进客户并促成转化。这样的方式可以提高询盘转化率，从而持续增长销售业绩。
三、支持多终端访问，便于信息共享，有利于团队协作
在传统的客户管理方式中，每位业务员都在独立作战，从询盘分配到报价、打样再到成交，许多关键信息都是孤立的，导致团队成员容易重复劳动。
若团队成员都采用客户管理软件进行外贸工作，则有利于产品询价、报价、供应商信息等关键信息在团队中的及时共享。这将提升团队成员的工作效率，增强团队协作，并提升团队凝聚力。
CRM系统基于SaaS架构，只需通过可联网的浏览器即可访问和使用，无需下载安装任何客户端。而且支持手机、平板电脑和电脑多终端访问互通，即使在外出时，外贸从业者也能进行操作和管理。
四、强大的数据分析能力，促进公司决策科学化、智能化
在传统的外贸决策模式中，通常是由公司老板或高层领导凭经验做出决策。然而，在外贸管理软件中的决策模块则能够通过对供应商、客户、业务员、产品等多个维度的数据进行科学分析，从而促进公司在产品销售、供应商合作、业务员奖惩、公司发展方向以及战略调整等方面作出更为科学的决策。
五、预测销售业绩，结合过程考核和结果考核，简化销售管理
传统的外贸销售管理模式通常偏向于以“结果考核”为主导，这可能导致对业务人员的评价过于片面。因为人们普遍认识到，除了努力之外，运气在成功中也扮演了重要角色。然而，不能因为运气不佳就否定业务人员的工作态度和努力。
CRM系统的销售转化看板功能能够清晰展示团队成员所跟进的所有销售机会和跟进进度。而通过决策模块展现的外贸业务员的销售业绩排名、产品品类销售统计、以及业务员综合绩效分析等指标，有助于预测外贸业务人员的销售业绩。
通过结合过程考核和结果考核，可以使销售管理与绩效考核工作更加灵活轻松。
六、优化供应链管理，打造强大的供应链
许多外贸SOHO和外贸中小企业常常为找不到合适的供应商而烦恼，或者不清楚如何建立自己的供应链体系。然而，一个高质量的供应商与高质量的客户同样重要。
外贸客户管理软件通过设计对供应商交货期、配合度、账期、品控能力等多个因素的权重考核，能够筛选出最适合你需求的供应商。这有助于建立与你的公司高度匹配的供应链体系。
七、实现外贸单据电子化，办公无纸化
CRM系统提供了完备的业务单据制作功能，包括报价单、形式发票、外销合同、采购合同、商业发票、装箱单、报关单草稿等外贸相关单据。
同时，它支持电子单据的在线制作，如发票、箱单、合同、报关单等。通过导入电子章再虚拟打印，即可获得PDF格式的电子单据，无需打印文件后再盖章扫描上传。这有效节约了办公纸张和打印耗材的使用量，使外贸办公更加环保节能。
八、拓展获客渠道，降低获客成本
外贸客户管理软件的问世颠覆了传统B2B和外贸展会成本高、获客难的局面。通常，这类软件都拥有丰富的海关数据和全球贸易商数据资源等功能，使外贸SOHO和外贸中小企业能够以更低的成本获取更多潜在客户。
综上所述，选择专业的外贸客户管理软件是必然趋势。只有积极拥抱变革，勇于尝试，才能在外贸业务开发中取得新的突破。