许多外贸从业者在不知不觉中发现他们的邮件账号被封了。明明他们给潜在外贸客户发送的邮件数量在规定范围内，也没有过于商业化的口吻。为何邮箱还是会被封呢？
在探讨这个问题之前，我们需要先问几个自己的问题：
- 我是不是刚刚注册了新的邮箱账号就开始批量发送邮件？
- 我是不是只使用了一两个邮箱账号进行邮件发送？
- 我是不是与许多人共享同一个IP地址？
- 我发送的邮件是否真实有效？
邮件被封号的直接原因是发件人的信誉度不佳。影响发件人信誉度的主要因素包括：IP地址信誉、邮箱域名声誉、邮件内容质量、群发邮件的发送频率和数量、被标记为垃圾邮件的收件人数以及退信数量等。
例如，我们发送的邮件中存在大量无效邮箱或已被列入黑名单的邮箱。我们发送给我们认为的潜在外贸客户中的很多人并没有订阅我们的邮件，可能会引发投诉。我们的邮件内容或标题过于商业化，被认定为垃圾邮件等等。这些因素都会降低我们的发件人信誉度，邮件营销的效果也会受到影响。
那么，在运营外贸业务的过程中，如何提高发件人信誉度，从而避免我们的邮箱账号被封呢？在此，我整理了十大技巧与大家分享，希望能够帮助到你们。
1. 避免使用动态IP
电子邮件消息是从具有唯一标识地址的计算机或服务器发送的，这些地址被称为IP地址。由于IP地址能够直接联系到发件人，因此它成为确定信誉的直接标识符。
动态IP是指被两个或更多人同时使用的IP地址，比如公共场所的WiFi。由于你无法确定其他人在使用该IP地址时做了什么，这可能会影响该IP地址的信誉。因此，当你使用相同的IP地址发送邮件时，邮件服务提供商很可能会将其视为高风险群体的垃圾邮件。
2. 经常变换发件人邮箱
如果一个邮箱账号在短时间内发送大量外贸开发信，邮件服务提供商很容易将其认定为垃圾邮件。为了规避这一风险，你可以选择将八九个私人邮箱和企业邮箱绑定为外贸开发信的发件邮箱。
3. 将接收人邮箱分类打乱
尽量避免在一次外贸开发信的群发中全部使用同一种邮箱服务商的邮箱账号，如所有接收人的邮箱账号都是hotmail的情况。这意味着在短时间内不断向hotmail投递邮件，可能导致你的邮件被归类为垃圾邮件。因此，在进行群发外贸开发信之前，建议先整理客户邮箱。按照不同邮箱类型打乱顺序，再进行邮件发送。
4. 验证邮箱
这一点至关重要，务必确保你的发件邮箱列表中不含无效或不确定的邮箱地址。
当你将电子邮件发送到无效的邮箱地址时，最终会导致退信。退信率越高，IP信誉就越低，而IP信誉低下会增加被邮件服务商（ESP）拦截的风险。因此，你必须始终确保发送的电子邮件都是发送给真实的收件人。
5. 对新的电子邮箱账号进行预热
对于外贸业务员，特别是新手，要特别注意在注册新邮箱账号后不要立即进行大规模的群发邮件，而是应该进行预热。那么，什么是邮箱预热呢？
邮箱预热是指在开始进行邮件营销活动的初期，先发送少量的邮件，以便让邮件服务提供商（ISP）逐渐熟悉你的发送习惯，认可你的邮件质量，从而提升你的邮箱域名或IP地址的信誉度。
如果你不进行预热直接开始进行外贸邮件营销活动，ISP可能会将你的外贸营销邮件视为垃圾邮件。因为在ISP看来，只有真实的人类行为才能确保所发送的邮件不被归类为垃圾邮件。如果你的邮箱平时很少发邮件，但突然开始每天发送大量邮件，ISP就会认为这是不正常的行为。你所发送的邮件就很可能会被直接归类为垃圾邮件。因此，在进行大规模群发之前，对邮箱进行预热是非常必要的。
那么，如何进行邮箱的预热呢？
在注册新账号后，首先要逐渐增加外贸营销邮件发送的数量，每天发送的邮件数量应该成线性增长，并避免邮件发送量突然激增。以下是一个邮箱预热策略，根据我们平台经过60多万封邮件测试得出的数据结果供大家参考。
预热时间：2周~4周
邮件发送量：
- 第1周：每天10~25封，每小时不超过20封
- 第2周：每天约50封
- 第3周：每天约75封
- 第4周：每天约100封
需要根据不同的邮件服务商发送量额度进行灵活调整。例如，新浪邮箱的每日额度只有30封。因此，在前期可以逐渐增加发送量，比如每天发送5封、10封、15封等，以此类推。
6. 选择最佳发邮件时间
根据HubSpot的数据显示，发送邮件的最佳日期是星期二和星期五。因为邮件在这两个时间段展现出最高的打开率和转化率。而每天具体来看，上午11点左右是邮件打开率最高的时段。因此，对于外贸业务员来说，要根据客户所在的国家有选择地计划发送营销邮件。
7. 监控电子邮件的打开率
打开率是指打开的邮件数量与发送的邮件总数（不包括退信）的比率。低打开率是被邮件服务提供商（ESP）暂停的直接原因，因此必须跟踪邮件发送效果，并随时调整邮件营销策略，例如发送频率、发送时间和邮件内容等。为此，你可以使用邮件追踪功能，随时查看邮件的打开次数和查看时间。
不同行业的打开率存在差异，即使在同一行业中也可能会有所不同。以下是全行业的邮件打开率平均参考值：
- B2C邮件平均打开率为20.81％
- B2B邮件平均打开率为15.1％
如果实际打开率与行业平均水平相差较大，则需要引起关注。
需要注意的是，如果启用了邮件追踪功能，系统可能会被邮件服务提供商视为垃圾邮件。因此，在选择是否开启此功能时需要根据业务情况进行权衡。特别是对于新注册的账号，在预热养号期间，建议暂时不要开启邮件追踪功能。
8. 避免使用违禁词
每封发送的外贸开发信都会被进行详细分析，包括其中的每个字。如果你滥用会触发垃圾邮件过滤器的词汇，你的邮件很可能会被发送到“垃圾邮件”文件夹。
以下是我们整理的一些常见垃圾邮件触发词汇列表：
- Bonus
- Buy
- Cash
- Cheap
- Check
- Compare
- Credit
- Deal
- Debt
- Direct
- Discount
- Dollars
- Don't Delete
- Free
- Get Paid
- Guaranteed
- Income
- Insurance
- Loan
- Loans
- Merchant
- Million
- Money
- Mortgage
- Offer
- Opportunity
- Price
- Profit
- Promotion
- Rate
- Satisfaction
- Save
- Special
- Specialized
- Specializing
- Stock
- Win
- Winner
- You've Been Selected
另外，也有专门的邮件敏感词校验工具，可以检测你每封外贸开发信的内容，以防你忘记检查邮件中是否包含垃圾邮件词汇。
9. 优化图文比例
在外贸开发信中，过度使用图片可能会引起垃圾邮件过滤器的警觉。为了确保邮件能够正常送达收件箱，建议保持开发信的最佳文字与图片比例为4:1。
10. 邮件的个性化设置
垃圾邮件实际上是大量群发的电子邮件，没有考虑到个性化。这些邮件看起来都是一样的。这也就是它们被归为垃圾邮件的原因之一。
为了避免你的外贸开发信被认为是垃圾邮件，你需要在每封开发信中添加一些个性化变量。这可以是客户的姓名、公司、兴趣爱好等信息。
这意味着你需要细分客户，将他们分组或打上标签，以便有针对性地发送邮件。这样，尽管同一封邮件的内容对每个客户都不同，但都准确地包含了他们的个性化信息。这会立即增加客户的好感度。个性化设置不仅可以帮助外贸开发信避免被过滤器识别，还可以提高它们的打开率、点击率，有时甚至可以提高转化率。
此外，外贸开发信的主题和内容必须定期更换。你可以准备多套模板并在发送邮件时选择“随机模板”。这样才不会被邮件系统识别为营销邮件。
如果上述方法让你觉得太麻烦，你可以考虑使用自动化邮件营销。这样你就无需担心IP信誉、邮箱信誉问题，也不需要花精力去预热、验证邮箱、检查邮件敏感词、客户分组等。你唯一需要做的就是掌握好你的外贸开发信的发送时间和频率，并根据数据情况随时调整营销策略。这样是不是省去了大量的时间和麻烦呢？