小微企业是指小型企业、微型企业以及家庭作坊式企业的总称。与大型企业相比，小微企业在管理体系、人才配置和资本方面存在较大差距。由于缺乏信息化支持，大多数小微企业的管理呈现粗放、混乱的状态，导致其在市场竞争中处于劣势地位，限制了小微企业的进一步发展。
通常，小型外贸企业资源有限，缺乏专业的财会从业人员，岗位权责划分不够明确。由于外贸业务流程相对清晰，业务与财务关联度不高，外贸企业希望通过简便的经营方式迅速降低成本，获取更多利润。因此，他们迫切需要一套功能实用、界面友好、操作简便、价格低廉的管理软件，帮助企业更好地经营，以在最少资源的情况下迅速提升在外贸市场的竞争力。
1. 小型外贸企业的CRM与常规CRM的不同
小型外贸企业CRM系统是一种软件，旨在帮助企业组织大量数据、管理客户关系，并简化销售和营销流程。总而言之，这是一个极为实用的工具，它使小公司能够以更有效的方式掌控其业务工作流程，从而实现业务增长。
常规CRM和小型外贸企业CRM解决方案有何不同？这个问题没有一个明确的答案。没有一套固定的清单可以将小型外贸企业CRM与企业级系统区分开来。然而，有一些功能在小型企业CRM之间是通用的，而在常规企业CRM平台之间则不尽相同。
- 它们易于设置。小型外贸企业CRM解决方案通常基于云端。因此，与大型CRM系统相比，它们更容易实施和开始运行，学习曲线较为平缓。
- 它们适用于较小的团队。小型外贸企业CRM可以根据需要供任意数量的员工使用，但它们主要是为不到一百人的小型团队设计的。
- 它们价格实惠。小型外贸企业CRM必须提供的关键功能之一是合理的定价计划和较短的订阅期。小型外贸企业CRM允许用户按月付费使用解决方案，而不需要签署长期合同，这对于没有大型CRM预算的小企业主而言更具吸引力。
2. CRM对中小外贸企业的重要性
据统计，目前只有不到三分之一的小企业在使用CRM软件，而34%的中小企业并未计划引入CRM软件。其中大多数人表示，他们通过使用电子表格来跟踪客户。然而，他们也指出了一些主要问题：
- 客户数据不准确；
- 难以跟踪客户互动和后续行动；
- 觉得营销工作太耗时而不愿打扰客户。
相比之下，使用CRM软件的中小外贸企业能更好地了解他们的客户、提供更清晰的业务可见性，并更有效地管理外贸客户关系。这进而提高了外贸客户的保留率并增加了收入。
3. 小微外贸企业需要CRM的9 个原因
1、方便管理外贸客户数据
每个小型外贸企业CRM提供的最基本功能是数据的存储和管理。通过这种数据的集中化，您不必再费力地搜索成千上万的文件和文档来查找所需信息。所有外贸客户数据都存储在一个地方，随时可供访问。
CRM解决方案还允许更清晰地管理外贸客户数据。数据的挖掘和扩充是自动化和标准化的，因此不会漏掉任何内容。系统会提示您是否缺少详细信息，以便您可以立即添加。此外，具有重复预防功能，这意味着重复数据的出现是不可能的。大多数体面的小型外贸企业CRM都提供将重复数据合并到单个记录中的选项。
2、支持与外贸客户的个性化通信
如果您想要您的小型外贸企业不断壮大，就需要以最大的尊重和对细节的关注对待所有潜在外贸客户。在与客户交流时，超越简单地使用客户的名字至关重要。相反，您需要根据客户的需求定制您的报价，并以满足他们需求的方式展示您的产品。
CRM解决方案使您能够有效地个性化与潜在外贸客户的沟通。大多数小型企业CRM系统都提供了高级的细分过滤器和标签，可以根据各种因素将您的受众划分为更小的群体。您可以使用现有的标签，也可以创建自己的标签。这样，您的潜在外贸客户就能够在需要时获取他们所需的信息。
3、有助于开展电子邮件营销
电子邮件营销是数字营销策略中最为有效的之一。即使您可能对大量发送的电子邮件感到惊讶，只要确保电子邮件活动是超个性化的，并在正确的时间送达收件人的收件箱，您就会看到出色的表现。但是，如果您没有使用正确的软件来增强电子邮件并启用批量发送，最终会浪费时间和精力。CRM系统可以以几种方式助您运行电子邮件营销活动：
- 帮助收集和细分电子邮件，以组织有针对性的邮件合并。
- 建立和管理您的电子邮件列表。
- 允许一次向数百人发送个性化电子邮件。
- 充当电子邮件营销软件，让您保存电子邮件模板并与团队共享。
- 提供电子邮件跟踪功能，帮助您衡量电子邮件活动的效果。
- 保障您的电子邮件不会被归为垃圾邮件。
- 自动化电子邮件营销并设置自动滴灌活动。
4、方便监控销售过程
CRM系统使您可以更有效地培养潜在外贸客户，并密切关注集中，可视化的销售渠道。CRM可视化您的销售流程，突出显示潜在外贸客户经常流失的点。这样，您可以快速发现威胁和机会、弱点和优势。您确切地知道哪些销售活动对您的外贸受众有效，哪些应该放弃，因为它们效率低下。
5、自动执行销售报告
手动处理销售报告可能会非常繁琐。分析需要极其细致的关注，这意味着构建报告通常会耗费大量时间。此外，如果让员工自行操作，很可能会出现人为错误，从而导致对企业绩效的不准确反映。作为一家小型外贸企业，您需要准确了解您的业务状况，以便能够及时调整策略，使公司远离失败。CRM系统能够自动执行各种销售报告：
- CRM管道报告：这些报告包括销售漏斗CRM报告，用于分析潜在外贸客户和交易细分；管道发展CRM报告，用于查看管道在不同时间范围内的进展和待处理机会；以及阶段分配CRM报告，用于跟踪当前进行的交易数量。
- 销售业绩报告：这些报告告诉您销售代表在完成目标交易数量方面的表现如何，并提供销售渠道中交易的实际估值和预期价值。
- 获胜概率报告：这些报告告诉销售代表是否可以以当前的努力和活动速度达到目标。
- 销售团队活动报告：这些报告可帮助销售经理查看其代表是否执行了所需数量的电话、约会、电子邮件和其他活动，以实现销售目标。
- 线索来源分析报告：这些报告可以深入了解为您的小型外贸公司带来最多和最少潜在外贸客户的来源，并帮助您确定为您的企业带来资金的外贸客户的沟通渠道。
实施用于销售报告的CRM系统至关重要，因为它可以帮助外贸企业跟踪实现目标的进度，快速识别问题，更高效地运营和更智能地销售。
6、增进销售团队和营销团队的工作协同
CRM可以轻松集成到营销、客户支持、人力资源甚至财务部门的工作中。在外贸客户关系方面，CRM有助于不同团队共同协作。您的品牌与外贸客户之间有各种接触点。例如，您的外贸客户可能会收到来自营销团队的“特别优惠”电子邮件，随后要求他们的销售经理提供更多详细信息。如果出现问题，只有客户支持团队可以提供帮助。CRM会记录并显示所有历史记录，以确保客户对品牌的体验保持一致。
7、避免错过潜在外贸客户
CRM系统不受休息日限制，可持续工作，以确保您不会错过任何潜在的外贸客户。通过将您的CRM与服务连接，您可以确保您网站上的所有注册用户最终都会被记录到CRM数据库中。即使销售代表正在休假，潜在客户仍会被记录，并通过电子邮件、短信或微信发送相关通知。所有新潜在客户都可以在单独的CRM视图或管道阶段中集中显示。这样，您始终可以了解注册用户数量以及需要处理的潜在客户数量。
8、改善销售计划
销售计划对于任何企业都是至关重要的，特别是对于寻求扩张的小型外贸公司而言更是如此。您需要清楚地知道要实现的目标，并制定实现这些目标所需的行动计划。在这方面，CRM系统是不可或缺的工具。它能够帮助您全面了解情况，并对您当前的处境进行充分评估。因此，您能够更有效地制定前进的策略。
9、提高销售业绩
CRM系统能够自动填充外贸客户资料，安排邮寄任务，并从管理收件箱的繁琐工作中解放您。它能够使您的日程井然有序，并密切关注您的日历安排。通过使用大型邮件和电子邮件模板，您可以节省大量时间，因为您可以一次性发送数百封电子邮件，而不是逐一处理。总之，CRM系统能够清理您的日程安排，让您有更多时间投入到更为重要的活动中。一旦下载到智能手机上，销售CRM就能够让您随时随地工作。它能够将外贸客户数据库带到任何移动设备上，并突出显示过往对话的重点。
4. 一些外贸企业不使用CRM的原因
1、不了解它的价值
你是否曾思考过为什么有些外贸企业增长迅速，而其他的却增长缓慢？你是否注意到了他们采用了哪些系统来推动业务增长？很可能，他们更愿意尝试使用像CRM这样的新技术来提升业务水平。
以指标驱动的销售为核心的营销策略是实现成本效益的关键。通过简单点击一个按钮，您就可以收集相关数据，了解哪些销售实践最适合您的业务，这将产生巨大的差异。
如果没有CRM系统，您不仅会错过获得更多时间和资源来制定更有效的销售策略的机会，而且可能会威胁到您的业务成功。
2、不了解它的长期好处
如果您曾经掌握了一些可能有用的数据，但却不知道如何加以利用，那么现在是时候了解一下CRM系统了。CRM系统不仅仅是一个数据存储平台，它还提供了额外的功能，帮助您解读数据，并为销售和营销团队提供实用的见解。
随着时间的推移，随着您逐渐将CRM系统融入销售计划中，您将能够评估您在销售运营中投入的数据价值，并获得更深入的洞察，从而提高您的销售业绩。
5. 结论
CRM软件对于您的小型外贸企业而言带来的好处是无穷无尽的。因此，如果您想要扩展业务并增加销售额，那么您应该尽快考虑投资一个CRM系统。然而，请记住，您需要仔细选择适合小型外贸企业的CRM系统，否则它可能无法实现您预期的效果。茂亨Odoo外贸专用版是一款适合小型企业使用的CRM系统。下面是为什么您可以选择它的理由：
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